Abmahnung erhalten – muss ich reagieren?

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Bedeutung eine arbeitsrechtliche Abmahnung hat, ob Sie darauf reagieren müssen und wann eine Gegendarstellung oder ein Entfernungsverlangen sinnvoll sein kann. Erläutert wird auch, welche Rolle eine Abmahnung bei einer späteren verhaltensbedingten Kündigung spielen kann.

Wer eine Abmahnung vom Arbeitgeber erhält, muss nicht automatisch widersprechen oder eine Gegendarstellung verfassen. Eine sofortige Reaktion ist rechtlich grundsätzlich nicht erforderlich.

Entscheidend ist zunächst, ob der geschilderte Sachverhalt zutrifft, ob überhaupt eine arbeitsvertragliche Pflicht verletzt wurde und welche Bedeutung die Abmahnung für das weitere Arbeitsverhältnis haben kann.

Abmahnung erhalten?
Ob Schweigen, eine Gegendarstellung oder ein Entfernungsverlangen sinnvoll ist, hängt vom Inhalt der Abmahnung und der Situation im Arbeitsverhältnis ab.

[Abmahnung prüfen lassen]

Was ist eine arbeitsrechtliche Abmahnung?

Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber eine konkrete Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten und fordert den Arbeitnehmer zu künftig vertragsgemäßem Verhalten auf. Zugleich muss deutlich werden, dass bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sein kann.

Die Abmahnung hat damit eine Rüge- und Warnfunktion. Ihre Warnwirkung kann sich auch auf vergleichbare Pflichtverletzungen aus demselben Bereich erstrecken.

Eine Abmahnung sollte deshalb erkennen lassen,

• welches konkrete Verhalten beanstandet wird,
• weshalb der Arbeitgeber darin eine Pflichtverletzung sieht und
• welche arbeitsrechtlichen Folgen für den Wiederholungsfall drohen.

Pauschale Vorwürfe ohne hinreichend bestimmten Sachverhalt können rechtlich angreifbar sein.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Nein. Die Wirksamkeit einer Abmahnung hängt nicht davon ab, dass der Arbeitnehmer sie unterschreibt.

Soll lediglich der Empfang bestätigt werden, sollte dies auch eindeutig so formuliert sein. Eine darüber hinausgehende Erklärung zum Inhalt der Abmahnung ist nicht erforderlich.

Eine mögliche Formulierung lautet:

„Erhalt der Abmahnung am [Datum] bestätigt.“

Ob der Arbeitnehmer mit den erhobenen Vorwürfen einverstanden ist, sollte davon getrennt werden.

Muss ich einer Abmahnung widersprechen?

Nein. Es besteht grundsätzlich keine Pflicht, einer Abmahnung innerhalb einer bestimmten Frist zu widersprechen.

Auch aus einem unterbliebenen Widerspruch folgt nicht ohne Weiteres, dass der Arbeitnehmer die erhobenen Vorwürfe anerkennt.

Deshalb sollte nicht reflexartig auf jede Abmahnung schriftlich reagiert werden. Zunächst sollte geklärt werden:

• Welcher konkrete Sachverhalt wird behauptet?
• Trifft dieser Sachverhalt zu?
• Lässt er sich beweisen oder widerlegen?
• Liegt darin überhaupt eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung?
• Drohen weitere arbeitsrechtliche Maßnahmen?

Erst danach lässt sich beurteilen, ob eine schriftliche Reaktion sinnvoll ist.

Wann ist eine Gegendarstellung sinnvoll?

Eine Gegendarstellung kommt insbesondere in Betracht, wenn die Abmahnung einen Sachverhalt unvollständig oder einseitig darstellt und die eigene Darstellung für die Personalakte dokumentiert werden soll.

Nach § 83 Abs. 2 BetrVG sind Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt seiner Personalakte auf sein Verlangen der Personalakte beizufügen. § 83 Abs. 1 BetrVG gibt dem Arbeitnehmer zugleich ein Recht auf Einsicht in die über ihn geführten Personalakten.

Eine Gegendarstellung sollte sich auf überprüfbare Tatsachen beschränken. Sinnvoll sind insbesondere konkrete Angaben zu Datum, Ablauf, beteiligten Personen und vorhandenen Beweismitteln.

Lange Rechtfertigungen oder persönliche Auseinandersetzungen mit Vorgesetzten gehören dagegen nicht in eine Gegendarstellung.

Wann kann die Entfernung der Abmahnung verlangt werden?

Eine zu Unrecht erteilte Abmahnung kann aus der Personalakte zu entfernen sein.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kommt ein Entfernungsanspruch insbesondere in Betracht, wenn die Abmahnung

• inhaltlich unbestimmt ist,
• unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
• das Verhalten des Arbeitnehmers rechtlich falsch bewertet oder
• gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt.

Nicht jeder Streit über Einzelheiten macht eine Abmahnung allerdings automatisch unwirksam. Entscheidend ist der konkrete Inhalt.

Muss eine Abmahnung nach einer bestimmten Zeit aus der Personalakte entfernt werden?

Nein. Es gibt keine feste Frist, nach deren Ablauf eine ursprünglich berechtigte Abmahnung automatisch aus der Personalakte entfernt werden muss.

Das Bundesarbeitsgericht verlangt für die Entfernung einer ursprünglich berechtigten Abmahnung, dass das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden ist. Solange noch ein berechtigtes Dokumentationsinteresse des Arbeitgebers besteht, kann die Abmahnung grundsätzlich in der Personalakte verbleiben.

Die Frage lautet deshalb nicht, wie alt die Abmahnung ist, sondern ob sie für das bestehende Arbeitsverhältnis noch rechtliche Bedeutung haben kann.

Welche Bedeutung hat die Abmahnung bei einer späteren Kündigung?

Eine Abmahnung kann insbesondere bei einer späteren verhaltensbedingten Kündigung Bedeutung erlangen.

Bei steuerbarem Fehlverhalten ist vor Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung regelmäßig zu prüfen, ob eine Abmahnung als milderes Mittel ausgereicht hätte. Eine bereits ausgesprochene einschlägige Abmahnung kann deshalb die rechtliche Ausgangslage bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung verändern.

Die frühere Abmahnung und der spätere Kündigungsvorwurf müssen dabei in einem ausreichenden sachlichen Zusammenhang stehen. Die Warnwirkung einer Abmahnung erstreckt sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich auf vergleichbare Pflichtverletzungen aus demselben Bereich.

Bei besonders schweren Pflichtverletzungen kann eine vorherige Abmahnung entbehrlich sein. Bei einer außerordentlichen Kündigung kommt es nach § 626 BGB darauf an, ob unter Berücksichtigung aller Umstände und der beiderseitigen Interessen eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist unzumutbar ist.

Wie sollte ich nach einer Abmahnung vorgehen?

Zunächst sollte der Sachverhalt gesichert werden. Dazu gehören insbesondere E-Mails, Nachrichten, Dienstpläne, Arbeitszeiterfassung und sonstige Unterlagen, die für den erhobenen Vorwurf von Bedeutung sein können.

Danach kommen im Wesentlichen drei Reaktionen in Betracht:

Keine unmittelbare Reaktion
Das kann sinnvoll sein, wenn eine schriftliche Auseinandersetzung derzeit keinen Vorteil bringt.

Gegendarstellung
Sie kommt in Betracht, wenn die eigene Sachverhaltsdarstellung zur Personalakte dokumentiert werden soll.

Entfernung verlangen
Das kann angezeigt sein, wenn die Abmahnung nachweislich falsche Tatsachen enthält oder aus anderen Gründen rechtlich unberechtigt ist.

Welche Variante sinnvoll ist, lässt sich nicht allein danach beurteilen, ob der Arbeitnehmer die Abmahnung als ungerecht empfindet. Maßgeblich sind Inhalt und Beweisbarkeit der Vorwürfe sowie die weitere Entwicklung des Arbeitsverhältnisses.

Wann sollte eine Abmahnung anwaltlich geprüft werden?

Eine rechtliche Prüfung ist insbesondere sinnvoll, wenn

• erhebliche Pflichtverletzungen vorgeworfen werden,
• die Tatsachendarstellung nachweislich falsch ist,
• bereits mehrere Abmahnungen ausgesprochen wurden,
• eine Kündigung angekündigt oder zu erwarten ist oder
• die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangt werden soll.

Dabei sollte nicht nur geprüft werden, ob die Abmahnung rechtlich angreifbar ist. Ebenso wichtig ist die Frage, ob es sinnvoll ist, sie zu diesem Zeitpunkt überhaupt anzugreifen.

Kommt es später zu einer Kündigung, ist unabhängig von einer vorausgegangenen Abmahnung die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage zu beachten.

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